123
21 Th10 2019 16:40

Tất tần tật lưu ý khi thuê kho bãi hàng hóa năm 2019

Tết Âm lịch năm 2020 đang tới gần, nhu cầu dự trữ hàng hóa của các doanh nghiệp cho dịp tết sắp đến rất lớn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay có vô vàn đơn vị cho thuê kho xưởng, kho bãi. Nhưng để tìm được kho hàng uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý mà phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp lại đang là bài toán khó. Bạn cần cân nhắc thật kĩ  để tránh gặp các rủi ro sau:

  • Thay vì làm việc trực tiếp với chính chủ thì lại thuê nhầm dịch vụ từ môi giới, khiến giá thuê kho và các dịch vụ bị đội lên cao.
  • Kho thực tế khác xa so với hình ảnh được quảng cáo, chất lượng phục vụ không chuyên nghiệp, đặt vị trí sai khác so với yêu cầu.
  • Nhà kho kém chất lượng, kém an toàn, gây ẩm mốc, hàng hóa bị biến chất, giảm chất lượng, thiệt hại cho doanh nghiệp
  • Đơn vị cho thuê chối bỏ trách nhiệm, doanh nghiệp không được đền bù thỏa đáng.

Vậy làm sao mới có thể nhanh chóng tìm được nhà kho an toàn uy tín? Nhà kho thế nào mới phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và tối ưu chi phí?

Nếu bạn đang băn khoăn những vấn đề trên, Nội Thương Bắc sẽ hướng dẫn bạn một số lưu ý để bạn có thể lựa chọn kho bãi sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

  1. Xác định loại hình kho phù hợp dựa theo mô hình kinh doanh

 

 Bạn phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp cũng như nắm rõ tính chất của hàng hóa. Từ đó mới dễ dàng chọn được kho bãi có điều kiện lưu trữ phù hợp và khai thác triệt để ưu thế của nhà kho. Tìm đúng loại hình kho hàng quyết định đến 50% hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp!

123

1.1 Cá nhân, doanh nghiệp cần thuê nhà kho riêng để tự quản lý.

Nếu bạn là cá nhân, doanh nghiệp cần thuê nhà kho riêng để tư quản lý thì loại hình kho tự quản sẽ là lựa chọn tối ưu cho bạn. Đây là một dạng nhà kho riêng với các đặc điểm nổi bật như:

  • Kho độc lập, riêng tư và bạn không phải chia sẻ quyền sử dụng với bất cứ ai
  • Bạn sẽ được tự do tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho theo ý của mình
  • Chủ động trong việc điều động xuất nhập hàng không giới hạn thời gian
  • Được cung cấp đầy đủ các dịch vụ xe nâng, bốc xếp… khi có nhu cầu.

Nếu doanh nghiệp có ý định thuê kho lâu dài, nên ưu tiên các nhà kho có thể thuê dài hạn để tránh trường hợp tốn chi phí đầu tư cải tạo mà chỉ sử dụng được 1-2 năm. Bạn cũng cần tránh những nhà kho đang trong tình trạng tranh chấp, hồ sơ không rõ ràng.

1.2 Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa theo thời vụ, dự án

Thật lãng phí nếu bạn thuê một nhà kho lớn dài hạn mà nhu cầu lưu thực tế chỉ kéo dài vài tháng trong năm. Trong khi đó chi phí thuê kho vẫn phải thanh toán đều đặn hàng tháng. Với mô hình kinh doanh này, bí quyết thuê kho nên là tìm đơn vị nhà kho cung cấp giải pháp cho thuê ngắn hạn và có chính sách tính phí theo lượng hàng thực tế sẽ tối ưu ngân sách hơn.

1.3 Hàng hóa thường xuyên xuất nhập giao hàng, hàng thương mại điện tử

Vì tính chất linh động của ngành nghề nên kinh nghiệm thuê kho nên là các kho hàng có đầy đủ các yếu tố như:

  • Có dịch vụ xe nâng hạ hàng hóa chuyên nghiệp, nhân sự bốc xếp, dán nhãn, đóng gói,…lành nghề
  • Có cung cấp dịch vụ giao nhận hàng để bạn không phải thuê thêm dịch vụ từ bên thứ 3
  • Tuân thủ nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)
  • Số lượng hàng thường xuyên biến động nên cần có dịch vụ quản lý, kiểm kê chuyên nghiệp để tránh thất thoát. Nếu có hệ thống xử lý bằng mã vạch là một ưu thế.
  • Vị trí kho cũng rất quan trọng vì là nơi trung chuyển hàng hóa. Nên chọn địa chỉ kho ở gần các tuyến đường lớn giao thông thuận tiện, gần khu trung tâm để việc phân phối tiết kiệm thời gian cũng như chi phí xăng xe.

1.4 Kinh nghiệm thuê kho đối với hàng hóa có số lượng vừa và nhỏ

Nên thuê kho chung thay vì kho riêng sẽ tiết kiệm và tiện lợi hơn. Đây là hình thức cho thuê kho phổ biến hiện nay, một nhà kho lớn sẽ được quy hoạch cho nhiều khách hàng cùng thuê.

Nhờ hệ thống ô kệ hiện đại nên hàng hóa có thể chất cao lên nhiều tầng, tiết kiệm không gian, từ đó mang đến chi phí thuê kho tiết kiệm cho khách hàng. Bên cạnh đó, những nhà kho này cũng có sẵn hệ thống xe nâng và đội ngũ bốc xếp, bạn không phải đầu tư hay thuê thêm nhân sự.

Dù là kho chung tuy nhiên mỗi khách hàng sẽ được bố trí một khu vực riêng hoặc những khoang hàng độc lập. Bạn có thể an tâm rằng hàng hóa sẽ không bị lẫn lộn.

2. Xác định loại kho theo mặt hàng lưu trữ

bien-ban-giao-nhan-hang-hoa

Bên cạnh các mặt hàng thông dụng, một số loại hàng hóa sẽ cần điều kiện lưu trữ đặc biệt. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê kho dành cho bạn:

2.1. Lưu máy móc cơ khí lớn, hàng siêu trường siêu trọng

Các mặt hàng này thường có kích thước rất lớn và trọng tải từ vài tấn tới vài chục tấn. Do đó yêu cầu hàng đầu của kho hàng là phải có nền chịu lực, không bị lún và có đầy đủ phương tiện nâng, cẩu chuyên dụng. Kiểm tra xem cửa kho có đủ rộng hay không và đường vào kho phải thuận lợi cho xe trọng tải lớn di chuyển chở hàng, không bị cấm tải.

2.2 Thuê kho lưu hàng thực phẩm

Hàng bánh kẹo, mì gói, thực phẩm đóng hộp, nước giải khát, lúa gạo, các loại bột ngũ cốc rất quan trọng đặc biệt là dịp cuối năm tuy nhiên chúng lại rất thu hút chuột và côn trùng. Kho hàng ẩm thấp chính là điều kiện lý tưởng cho chúng sinh sôi, nguy cơ cao ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi lưu trữ lâu dài. Vậy kinh nghiệm thuê kho lúc này nên chọn kho hàng sạch sẽ, thoáng mát, độ ẩm vừa phải và có nền cao ráo.

Ngoài ra hàng thực phẩm đóng gói thường có thời hạn sử dụng ngắn. Vì thế kho hàng phải có thiết kế phù hợp với nguyên tắc FIFO.

2.3 Thuê kho lưu thiết bị y tế

Thông thường thiết bị y tế đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm rất khắt khe để đảm bảo đúng quy định của Bộ Y tế. Vậy nên bạn cần tìm chọn thuê kho tiêu chuẩn. Một số trường hợp bắt buộc kho hàng phải có Giấy chứng nhận “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) theo quy định tại Thông tư 36/2018/TT-BYT.

2.4 Thuê kho lưu hồ sơ, chứng từ

Côn trùng và mối mọt là điều cấm kỵ đối với việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Do đó bạn cần chọn nhà kho thoáng đãng, được xử lý mối mọt định kỳ.

Là mặt hàng dễ cháy nên kho lưu hồ sơ chứng từ bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình phòng cháy chữa cháy. Để giúp quá trình trích lục hồ sơ được thuận tiện, bạn nên ưu tiên lựa chọn kho hàng có hệ thống ô kệ và thùng hồ sơ chuyên dụng.

2.5 Thuê kho lưu điện máy gia dụng

Mặt hàng này thường được quản lý theo mã sản phẩm. Đòi hỏi kho hàng phải có hệ thống ô kệ chuyên dụng, vừa tiết kiệm không gian, vừa thuận tiện cho việc sắp xếp và soạn hàng. Bạn cũng không phải lo lắng tình trạng các thùng xếp chồng lên nhau làm hư móp sản phẩm.

2.6 Thuê kho lưu đồ nội thất

Giá trị của mặt hàng này khá cao. Chỉ cần một vết xước nhỏ cũng khiến hàng hóa bị mất giá trị thẩm mỹ, khó khắc phục. Vì thế trước khi đưa vào kho, hàng cần được bao bọc cẩn thận để đảm bảo an toàn, dịch vụ vận chuyển phải hết sức cẩn thận.

Kinh nghiệm thuê kho hàng chứa đồ nội thất là kho phải cao ráo không ẩm thấp, xịt khử mối mọt định kỳ và có dịch vụ đóng gói, vận chuyển chuyên nghiệp.

2.7 Thuê kho lưu vật liệu xây dựng

Bạn đang cần tìm thuê nhà kho chứa vật liệu xây dựng cho một công trình chuẩn bị thi công? Vậy nên ưu tiên chọn các kho hàng gần với công trình để thuận tiện cho việc xuất nhập vật tư. Mặt hàng này thường nặng và kích cỡ lớn, nên để xá dưới mặt sàn thay vì sử dụng ô kệ. Với vật liệu xây dựng thì loại hình kho riêng tự quản lý sẽ phù hợp hơn cả.

2.8 Kho lưu trái cây hoặc đồ tươi sống

Bạn cần lưu ý điều kiện nhiệt độ khi lưu trữ các mặt hàng này. Trong khi trái cây cần kho mát nhiệt độ thấp (khoảng dưới 20 độ C) thì đồ tươi sống như thịt cá lại cần nhiệt độ đông lạnh dưới 0 độ C mới đảm bảo được độ tươi ngon. Vì thế kho phải được đầu tư hệ thống máy lạnh công nghiệp công suất lớn.

3. Lưu ý khi tìm đơn vị cho thuê kho hàng

Ngay sau khi xác định được loại hình kho phù hợp với mô hình kinh doanh cùng với mặt hàng bạn định dự trữ, bạn bắt đầu tìm kiếm kho hàng theo quy trình sau:

Bước 1: Tìm kiếm những đơn vị thuê kho 

Vì trên thị trường có vô số những đơn vị cho thuê kho nên bạn cần tìm hiểu và đánh giá dựa vào số năm hoạt động, mô hình hoạt động cùng các dịch vụ mà đơn vị đó cung cấp. Nếu được xin báo giá của từ 5-7 đơn vị để bạn có thể so sánh.

Bước 2: Chuẩn bị trước khi liên hệ

Khi đã tìm được một vài đơn vị uy tín, bạn không nên liên hệ ngay, hãy chuẩn bị các danh sách câu hỏi, các vấn đề bạn cần được giải đáp cũng như những tình huống có thể xảy ra khi bạn thuê kho bãi. Điều này vừa khiến doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn, vừa có thể thu thập đầy đủ thông tin của đơn vị bạn dự định hợp tác.

Bước 3. Liên hệ tư vấn

Tại bước này bạn liên hệ với từng đơn vị cho thuê để trao đổi cụ thể, sau đó tiến hành đưa ra so sánh giữa các đơn vị với nhau.

Bước 4. Sàng lọc lần 1.

Từ 5-7 đơn vị cho thuê kho bạn tìm được ở bước 1, sau khi liên hệ tư vấn, bạn chọn ra 2-3 đơn vị mà bạn thấy tốt nhất, và loại bỏ đơn vị có dấu hiệu không đáng tin cậy.

Bước 5: Thăm quan trực tiếp kho

Nhà kho được giới thiệu bằng hình ảnh có thể rất đẹp nhưng bạn chỉ có thể đánh giá khi thăm quan trực tiếp. Lưu ý cần xem giao thông quanh kho có thông thoáng không? tình trạng thoát nước của kho, tình trạng điện và dịch vụ kho.

Bước 6: Sàng lọc lần 2 

Sau khi tham quan trực tiếp kho bạn cần chọn ra đơn vị phù hợp nhất với chi phí tối ưu nhất . Cực kỳ lưu ý các vấn đề sau:

  • Khoảng cách từ kho tới doanh nghiệp của bạn cũng như các địa điểm giao hàng.
  • KHo có kiên cố, sạch se, đầy đủ hệ thống PCCC, an ninh, giao thông quanh kho có thông thoáng không?
  • Giá cùng các chính sách giá đã hợp lý và tối ưu chưa?
  • Thái độ phục vụ của nhân viên có chuyên nghiệp, lịch sự không?
  • Trách nhiệm 2 bên có rõ ràng không? trong trường hợp xảy ra sự cố thì bên nào chịu trách nhiệm và như thế nào?

Bước 7: Trao đổi về các điều khoản và ký hợp đồng

Lưu ý hợp đồng thuê cần phải trao đổi thật kĩ với bên cho thuê và làm rõ tất các vấn đề trước và sau khi kí hợp đồng.

Xem xét chặt chẽ các điều khoản cho thuê.

Cam kết giá thuê và chất lương kho bãi.

4. Lưu ý trực tiếp khi sử dụng kho hàng.

4.1.Các chi phí vận hành

Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các loại chi phí nào được tính vào và chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và chi phí nào có thể được loại trừ. Chi phí vận hành thường bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Bạn cần phải biết chủ kho sẽ chi trả cái gì và bạn phải chịu trách nhiệm gì.

4.2.Diện tích thuê

Một số chủ kho tính toán diện tích thuê theo cách khác nhau. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu cách họ đang thực hiện các phép tính và trong đó bao gồm những gì. Một cách lý tưởng đó là bạn chỉ phải trả cho phần diện tích sử dụng mà  thực tế hàng hóa của bạn sẽ chiếm dụng. Một số chủ kho sẽ cố gắng để tính luôn phần diện tích mà không thuộc diện tích sử dụng của bạn và một số sẽ chọn cách tính từ phía bên ngoài bức tường, hoặc là giữa, hoặc là bên trong.

4.3.Bãi đậu xe

Bãi đậu xe đòi hỏi phải bảo trì (bằng nhựa đường hoặc bê tông) và một số chủ kho cố gắng bắt người thuê kho phải trả cho khoản phí này. Việc sửa chữa và bảo dưỡng phải là trách nhiệm của chủ kho bởi vì đây là một khoản chi phí dài hạn và là một phần của việc tính toán giá trị của tài sản trong tương lai. Mục đích của việc sử dụng bãi đậu xe là gì? Ai sẽ sử dụng nó nhiều nhất? Bạn có cần phải đậu xe tải hoặc xe cộ khác qua đêm? Nếu vậy hãy chắc rằng bạn có quyền này.

4.4. Phân vùng 

Nếu bạn có nhu cầu gửi một loại hàng hóa đặc biệt vào kho mà tính chất của hàng hóa đó không cho phép được để chung với các loại hàng hóa khác thì hãy đảm bảo rằng khu vực bạn thuê được phân vùng và tách biệt với các khu vực còn lại trong kho. Điều này cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng khi ký kết với chủ kho.

4.5 Bảo trì tài sản

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm chủ kho cũng như bản thân. Rác thải thường là chi phí mà người thuê phải chịu.

4.6.Khu vực làm hàng

Bạn cần đảm bảo khu vực hoạt động của xe phải có lối đi phù hợp. Bất kể trường hợp nào, hãy chắc chắn rằng bạn phải hỏi chủ kho liệu họ những gì bạn cần hoặc liệu chủ kho có sẵn lòng bố trí những gì bạn cần?

4.7.Điện

 Hãy đảm bảo rằng nguồn điện của kho luôn luôn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

4.8. Chiều cao trần kho

Hãy đảm bảo rằng bạn biết rõ chiều cao của trần kho. Nếu bạn có kế hoạch sắp xếp hàng hoặc trang thiết bị hoặc vận hành các thiết bị lớn, bạn muốn chắc chắn rằng chiều cao của trần là phù hợp.

4.9.Tùy chọn mở rộng 

Hãy hỏi chủ nhà liệu những người thuê kho lân cận có lựa chọn gia hạn hợp đồng thuê hay không. Nếu bạn có ý định mở rộng khu vực thuê sau này, sẽ tốt hơn nếu bạn biết bạn có khả năng làm vậy

4.10. Tải trọng sàn

Tải trọng sàn cho các tấm lót bê tông là bao nhiêu và tải trọng bạn dự định sử dụng là bao nhiêu?

Mọi thông tin chi tiết về kho bãi cũng như để có thể lựa chọn đơn vị cung cấp kho bãi phù hợp vui lòng liên hệ:

Công ty Cổ phần Nội Thương Bắc – Lĩnh vực cho thuê kho bãi hàng hóa.

Phía Bắc:   Mr. Hoàng – 0989314164

Phía Nam: Ms. Lan Anh – 0913230362

Goto Top